「ChatGPTがすごいらしいのは分かった。で、うちの会社は何から始めればいいの？」
この記事は、その質問に答えるためのものです。
私は総務・経理・労務・ITを一人で回してきた管理部門の責任者で、現在はAIを使った業務システムを自分で構築・運用しています。その経験から言うと、中小企業のAI活用は始める順番でつまずきます。難しいことから始めて挫折するか、ルールなしで始めてヒヤリとするか。
どちらも避けられます。やるべきことは3つ、この順番です。
- ルールを1枚だけ作る（入れていい情報・ダメな情報）
- 定型文書の下書きで試す（最初の成功体験はここが最短）
- 「指示の型」を一つ覚える（材料を渡す、丸投げしない）
順に説明します。
ステップ1：ルールを1枚だけ作る
意外に思われるかもしれませんが、最初にやるべきは「使うこと」ではなく「線を引くこと」です。
ChatGPTのような社外のAIサービスに入力した内容は、社外に出した情報として扱うべきです。だから使い始める前に、A4一枚のルールを作ってください。立派な規程はいりません。次の2行が核心です。
- 入れてはいけないもの：顧客名・取引先名・個人情報・未公開の数字・パスワード類
- 入れていいもの：固有名詞を伏せた業務の内容（「A社」「担当者X」に置き換えればOK）
これだけで、AI活用の事故の大半は防げます。逆に、このルールがないまま現場が勝手に使い始めるのが一番危ない。禁止ではなく、安全に使う線引きを先に配る——管理部門の仕事として、これが最初の一手です。
（社外に一切出せない情報を扱いたい場合は、社外に出ないAIを社内に持つという選択肢もあります。私はその環境を自作PCで構築しており、別の記事で書いています。）
※関連記事：社外に出ないローカルAIを自作PCで構築する方法は只今制作中です。
ステップ2：定型文書の下書きで試す
最初の用途は文書の下書きにしてください。理由は単純で、効果が当日に体感でき、間違っても人がチェックすれば済むからです。集計や判断をいきなり任せるのは順番が早すぎます。
向いているのは、毎回似たものを書いている文書です。
- お客様・取引先への案内文、お詫び、お礼
- 社内通達、回覧文
- 求人票の文面、議事録の整形
試し方はこうです。過去の文面を1〜2本コピーして（固有名詞は伏せて）、こう頼みます。
この体裁と文体で、◯◯の案内文を書いてください。要点は「□□」「△△」の2つです。
出てきた下書きを直して使う。これだけです。ゼロから書く30分が、チェックと修正の5分になります。この「30分→5分」を一度体感した人は、もう元に戻れません。 社内にAI活用を広げたいなら、この成功体験を最初に作るのが最短ルートです。
ステップ3：「指示の型」を一つ覚える
ChatGPTを「使ってみたけど大したことなかった」と言う人の画面を見せてもらうと、ほぼ例外なく丸投げしています。「いい感じの案内文を書いて」では、AIは一般論しか返せません。
覚える型は一つだけでいいです。
役割＋材料＋形式
「あなたは◯◯の担当者です（役割）。以下の情報をもとに（材料）、△△の形式で書いてください（形式）」
人に仕事を頼むときと同じです。背景と材料を渡せば渡すほど、返ってくるものの精度は上がります。逆に言えば、AIへの指示が上手な人とは、人への依頼が上手な人です。新しい特殊技能ではありません。
この3つの先にあるもの
ここまでは無料で、今日から、どの会社でもできます。
その先には「毎月のExcel転記を自動化する」「議事録を自動で整形する」といった、作業そのものを消す段階があります。管理部門の業務でAIに任せられるもの・任せられないものの全体像は、こちらの記事にまとめました。
→ あの頃AIがあったら。管理部門を一人で回していた私が、今ならAIに任せる5つの仕事
Excel作業の自動化について具体的に知りたい方は、実例つきで解説したこちらをどうぞ。
→ Excelの転記・集計をAIで自動化する方法【毎月90分→5分の実例で解説】
「うちのこの業務はどうなの？」という個別のご相談も受け付けています。業務の言葉のままで大丈夫です。
コメント