小さな会社がAIを入れる前に確かめる7つのこと【経理・総務のExcel作業から】

「うちもそろそろAIを使ったほうがいいんだろうか」

最近、こう聞かれることが増えました。答えは「たぶん使えます」なのですが、その前に確かめておいてほしいことがあります。AIそのものの話ではなく、AIを当てはめる前の、自分の会社の作業の話です。

私は総務・経理・労務・ITを一人で回してきた管理部門の責任者でした。今はその経験をもとに、経理・総務のExcel作業をExcelとAIで軽くする支援をしています。相談を受けていて感じるのは、うまくいくかどうかは「どのAIを選ぶか」より前、「自分の作業をどれだけ言葉にできているか」でほぼ決まるということです。

以下の7つは、私が診断のときに順番に見ている観点を、そのまま「自分で確かめられる問い」に直したものです。全部に答えられなくて大丈夫です。答えられない項目が、そのまま「最初に手をつける場所」になります。

1. その作業の「目的・頻度・時間」を一言で言えるか
2. 作業を5つの工程に分けてみる
3. 「全部AI」にしない。工程ごとに道具を選ぶ
4. 月に何時間減るかを、ざっくり数字にする
5. AIが間違えたとき、誰が気づくかを決めておく
6. データをどこに出すかを、先に決めておく
7. 「必ず」「完全自動」「誰でも」と言う人を疑う
まとめ：3つ答えられれば、入れる準備はできている
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1. その作業の「目的・頻度・時間」を一言で言えるか

たとえば「請求と入金の突き合わせ。毎月。1回に約6時間。一番つらいのは見落としが怖くて二度見していること」。

これが言えれば、もう半分は終わっています。逆に「なんとなくExcelが大変」のままだと、AIを入れても何が楽になったのか分からず、結局使われなくなります。

会社の中で「毎月これに時間を取られている」と思う作業を、ひとつだけ選んで、目的・頻度・所要時間・一番の困りごとを1〜2行で書いてみてください。ひとつで十分です。最初から全部を相手にしないのがコツです。

2. 作業を5つの工程に分けてみる

ひとつの作業は、たいてい次の5つの工程でできています。

入力（数字や文字を打ち込む）→ 転記（別のシートや帳票に写す）→ 集計（合計・集計表にする）→ 照合（別の資料と突き合わせる）→ 確認（人の目で最終チェックする）

先ほどの作業を、この5つに割ってみてください。すると「6時間のうち、実は照合に4時間半かかっている」というように、時間が溶けている工程がはっきりします。AIや自動化が効くのは、作業全体ではなく、この「溶けている工程」に対してです。

3. 「全部AI」にしない。工程ごとに道具を選ぶ

ここが一番誤解の多いところです。AIは万能の道具ではなく、道具のひとつです。工程ごとに向き不向きがあります。

転記・集計：まずExcelの関数やPower Query（Excelに最初から入っている取り込み機能）で足りることが多い。AIは要らない場合すらあります
照合：XLOOKUPなどの関数で機械的に突き合わせ、不一致だけ色をつける。これも関数です
文章を書く・要約する・数式を考えてもらう：ここはChatGPTなどの生成AIが得意
判断が要る確認：人に残す

「AIで自動化」と一括りにせず、「この工程は関数、この工程はAI、この工程は人」と割り振れているかを確かめてください。私が作るときも、AIを使わずExcel関数だけで済ませる部分のほうが多いくらいです。

4. 月に何時間減るかを、ざっくり数字にする

「便利になりそう」ではなく「月6時間が、月1時間半になりそう」まで落とします。概算で構いません。外れても構いません。

数字にする理由は二つあります。ひとつは、費用と比べられること。月4時間半減るなら、その時間の価値と、作るのにかかる費用や手間を天秤にかけられます。もうひとつは、入れたあとに効いたかどうか判定できること。数字がないと、「なんとなく便利」のまま評価できず、次の改善に進めません。

5. AIが間違えたとき、誰が気づくかを決めておく

AIは間違えます。これは「気をつけましょう」という一般論ではなく、私が自分で試して見た事実です。

自分で作ったサンプルの請求書6枚を、手元のパソコンで動くAIに5回ずつ読ませてみました。合計金額はほぼ正しく読めました。一方で、日本語の会社名を読み違えたり、同じ請求書なのに1回目と2回目で結果が変わったりしました。さらに厄介だったのは、小計と合計の両方を同じ方向に読み違えて、計算上は辻褄が合ってしまう誤りがあったことです。「小計＋税＝合計」という検算は通ってしまいます。

ここから言えることは単純で、AIの出力をそのまま信じる設計にしないことです。機械的な検算（数字が合っているか）を一段、そのうえで人が最後に見る工程を一段、残しておく。2番で分けた5工程のうち「確認」を人に残すのは、そのためです。

「AIが間違えたとき、誰が、どの画面で気づくのか」。これを一言で答えられるかどうかを確かめてください。

6. データをどこに出すかを、先に決めておく

AIを使うということは、多くの場合、何らかのデータをどこかのサービスに送るということです。取引先名、金額、従業員の情報。送っていいものと、送ってはいけないものを、先に線引きしておいてください。

線引きの例としては、「個人情報は送らない。項目名とダミーの数字だけで数式を作ってもらう」「取引先名は伏せて聞く」といった運用のルールがあります。私が診断でお客様の作業を伺うときも、実際のデータは受け取らず、項目名と架空の例だけで進めています。

また、インターネットに送らず手元のパソコンの中だけで動くAIもあります。ただし、それを使えば安全になるという単純な話ではなく、5番のとおり精度の確認が別に要ります。「どこに出すか」と「どれだけ信じるか」は別の問いとして持っておいてください。

7. 「必ず」「完全自動」「誰でも」と言う人を疑う

最後は、相手（私を含めた支援する側）を確かめる問いです。

「必ず自動化できます」「完全に人手がなくなります」「誰でもすぐ使えます」。こういう言葉が出てきたら、一度立ち止まってください。1〜6を一緒に見た人なら、「この工程は関数で、ここは人に残す」「月◯時間くらい、概算で」という条件つきの言い方になるはずです。断定が多いほど、作業を見ていない可能性が高い。私自身も、数字には必ず「概算」とつけるようにしています。